Privacyverklaring Wappsite

1. Wie is verantwoordelijk?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de dienstverlening van Wappsite. Wappsite is een handelsnaam van Qualeso, een eenmanszaak gevestigd aan Eef Kamerbeekstraat 206, 1095 MP Amsterdam, Nederland. Qualeso is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81591020 en heeft btw-identificatienummer NL003580127B02.

Qualeso is in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Wappsite verwerkt over geïnteresseerden, contactpersonen, klanten en gebruikers van de Wappsite-dienst.

Vragen of verzoeken over privacy kunnen worden gestuurd naar: [email protected].

Wappsite heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

2. Voor wie en waarvoor geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt wanneer iemand:

• via WhatsApp met Wappsite communiceert;
• een aanvraag doet, een website laat maken of feedback doorgeeft;
• de Live Editor, een preview of een andere Wappsite-omgeving gebruikt;
• klant, contactpersoon, leverancier of zakelijke partner van Wappsite is;
• een betaling doet of een domein laat registreren of koppelen;
• contact opneemt voor support, een klacht of een privacyverzoek.

Wappsite levert haar betaalde dienst aan zakelijke klanten. Persoonsgegevens kunnen desondanks betrekking hebben op natuurlijke personen, zoals een eenmanszaak, bestuurder, werknemer, contactpersoon of websitebezoeker.

Voor persoonsgegevens die een klant op zijn website publiceert of rechtstreeks van zijn eigen websitebezoekers ontvangt, is de klant doorgaans zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wappsite kan voor bepaalde hosting- en ondersteuningsactiviteiten verwerker van die klant zijn. Artikel 14 licht dit verder toe.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Wappsite?

Afhankelijk van het gebruik kan Wappsite de volgende gegevens verwerken.

3.1 Contact- en identificatiegegevens

• WhatsApp- en telefoonnummer;
• WhatsApp-profielnaam en andere gegevens die WhatsApp of de communicatieprovider bij een bericht meestuurt;
• naam, functie, bedrijfsnaam, taalvoorkeur en contactgegevens;
• interne gebruikers-, conversatie- en berichtnummers.

3.2 Gesprekken en aangeleverde inhoud

• de inhoud van inkomende en uitgaande WhatsApp-berichten;
• antwoorden, keuzes, feedback, correcties en supportvragen;
• afbeeldingen, logo's, documenten en andere bestanden;
• metadata zoals berichtnummer, datum, tijd, bestandstype, bestandsgrootte, afleverstatus en technische foutinformatie;
• informatie die in een telefoongesprek of ander servicecontact wordt gedeeld.

Telefoongesprekken worden niet opgenomen, tenzij Wappsite dit vooraf duidelijk meldt en daarvoor een geldige grondslag heeft.

3.3 Bedrijfs- en websitegegevens

• handelsnaam, sector, doelgroep, aanbod, locatie en bedrijfsomschrijving;
• bestaande website, openbare sociale profielen en andere door de klant genoemde openbare bronnen;
• gewenste teksten, contactgegevens, prijzen, afbeeldingen, merkvoorkeuren, ontwerpen en websitefunctionaliteit;
• onderzoeksresultaten uit openbare bedrijfswebsites en openbare sociale profielen die nodig zijn om de website voor te bereiden;
• gegenereerde websites, logo's, voorbeelden, versies en wijzigingsgeschiedenis.

3.4 Bestel-, betaal- en domeingegevens

• juridische naam, factuuradres, land, e-mailadres, KvK-nummer en btw-identificatienummer;
• offerte, bestelling, abonnement, factuur, betaalstatus, betaalreferentie en terugbetalings- of incassoinformatie;
• domeinnaam, registrantgegevens en gegevens die een registrar of registry nodig heeft voor registratie, verificatie, verlenging of overdracht.

Wappsite ontvangt in beginsel geen volledige kaart- of bankinloggegevens. De betaaldienstverlener verwerkt deze gegevens rechtstreeks.

3.5 Technische, beveiligings- en gebruiksgegevens

• tijdstippen, technische gebeurtenissen, foutmeldingen en afleverstatussen;
• interne account-, sessie-, website-, deployment- en trace-identificatoren;
• gebruiks- en kostengegevens van AI-verzoeken, waaronder tokengebruik;
• gegevens die nodig zijn om misbruik, fraude, onbevoegde toegang en storingen te onderzoeken;
• browser-, apparaat-, netwerk- of IP-gegevens voor zover deze door hosting-, beveiligings- of communicatieleveranciers worden verwerkt.

3.6 CRM- en servicedata

• fase en voortgang van de aanvraag;
• of Wappsite of de klant nog actie moet ondernemen;
• supportstatus, contactmomenten en uitkomsten van servicecontact;
• globale kosten-, omzet- en conversiegegevens die aan een intern klant- of projectnummer zijn gekoppeld.

3.7 Bijzondere of gevoelige gegevens

Wappsite vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens, wachtwoorden, geheime sleutels of andere informatie die niet nodig is voor de website. Deel zulke gegevens niet via WhatsApp, documenten of de Live Editor. Ontvangt Wappsite ze toch, dan worden ze waar mogelijk verwijderd, afgeschermd of uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige uitzondering en passende beveiliging bestaan.

4. Hoe verkrijgt Wappsite gegevens?

Wappsite verkrijgt persoonsgegevens:

• rechtstreeks van de betrokkene, met name via WhatsApp, de Live Editor, e-mail, telefoon en betaling;
• van de zakelijke klant of een bevoegde contactpersoon namens die klant;
• van communicatie-, betaal-, hosting- en domeinproviders voor de uitvoering en beveiliging van de dienst;
• uit openbare bronnen die de klant noemt of die redelijkerwijs relevant zijn voor het maken van de gevraagde bedrijfswebsite, zoals de bestaande website, openbare bedrijfsregistergegevens en openbare sociale profielen.

Geeft iemand persoonsgegevens van een andere persoon door, dan moet diegene daartoe bevoegd zijn en die persoon waar nodig informeren.

5. Doeleinden en grondslagen

Wappsite verwerkt persoonsgegevens alleen voor omschreven doeleinden en met een grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wanneer Wappsite zich beroept op een gerechtvaardigd belang, beoordeelt zij of de verwerking noodzakelijk is en of de privacybelangen en redelijke verwachtingen van de betrokkene niet zwaarder wegen. De betrokkene kan daartegen bezwaar maken zoals beschreven in artikel 12.

6. AI-agent en geautomatiseerde verwerking

1. De WhatsApp-dienst van Wappsite wordt grotendeels uitgevoerd door een AI-agent. Wappsite maakt dit uiterlijk bij de eerste interactie duidelijk.
2. De AI-agent analyseert berichten, bestanden, bedrijfsinformatie en feedback om vragen te stellen, onderzoek samen te vatten, ontwerpkeuzes voor te stellen, websites en logo's te genereren en wijzigingen uit te voeren.
3. AI-uitkomsten kunnen onjuist, onvolledig of niet uniek zijn. Wappsite verwacht daarom dat de klant de website en inhoud vóór publicatie controleert. De klant kan om menselijke ondersteuning of herbeoordeling vragen via WhatsApp of [email protected].
4. Wappsite gebruikt persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor de betrokkene rechtsgevolgen hebben of hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Automatische controles op technische haalbaarheid, veiligheid of misbruik kunnen een stap tijdelijk blokkeren; menselijke herbeoordeling kan worden aangevraagd.
5. Wappsite gebruikt klantgegevens niet om een eigen algemeen inzetbaar AI-model te trainen. Gegevens kunnen wel door ingeschakelde AI-providers worden verwerkt om de concrete aanvraag uit te voeren, onder de toepasselijke zakelijke voorwaarden en gegevensbeschermingsafspraken.

7. Contact via WhatsApp en telefoon

Wie Wappsite via WhatsApp benadert, verstrekt daarmee een telefoonnummer en vraagt Wappsite om op die aanvraag te reageren. Wappsite mag dat nummer gebruiken voor redelijkerwijs verwacht contact dat rechtstreeks verband houdt met de aanvraag of dienstverlening. Dit kan een WhatsApp-bericht of telefoongesprek zijn over bijvoorbeeld:

• het verduidelijken van de opdracht;
• voortgang, feedback, oplevering of publicatie;
• een vastgelopen aanvraag of noodzakelijke actie;
• support, facturatie, domeinbeheer of beveiliging;
• een beperkte, niet-commerciële kwaliteitscontrole over de geleverde dienst.

Een WhatsApp-gesprek, het delen van een nummer, klant worden of het accepteren van algemene voorwaarden geldt niet als toestemming voor telemarketing. Wappsite gebruikt het nummer niet voor telefonische verkoop, aanbiedingen of upselling zonder voorafgaande, afzonderlijke en aantoonbare toestemming. Die toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

Een betrokkene kan ook bezwaar maken tegen niet-noodzakelijk servicecontact. Wappsite respecteert dit, behalve wanneer contact noodzakelijk is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst, beveiliging, betaling of een wettelijke verplichting.

8. Met wie deelt Wappsite gegevens?

Wappsite verkoopt geen persoonsgegevens. Wappsite kan gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers, voor zover dat noodzakelijk is:

• communicatiedienstverleners: voor het ontvangen, verzenden en afleveren van WhatsApp-berichten en bijlagen;
• cloud-, opslag-, hosting- en beveiligingsdienstverleners: voor applicaties, databases, bestanden, previews, websites, beveiliging en content delivery;
• AI-, beeld- en onderzoeksdienstverleners: voor analyse, onderzoek, tekst-, ontwerp-, beeld-, logo- en websitegeneratie;
• technische logging- en kwaliteitsdienstverleners: voor betrouwbaarheid, traceerbaarheid, kwaliteitscontrole, beveiliging en kostenmeting;
• CRM- en klantbeheerdienstverleners: voor klant- en projectopvolging;
• betaaldienstverleners, banken en betaalnetwerken: voor betalingen, abonnementen, fraudecontrole en terugbetalingen;
• domeinregistrars, domeinregisters en technische domeinpartijen: voor beschikbaarheidscontrole, registratie, verificatie, verlenging, DNS en overdracht;
• professionele partijen: boekhouder, juridisch adviseur, auditor, verzekeraar of beveiligingsspecialist voor zover nodig;
• autoriteiten en derden: wanneer Wappsite daartoe wettelijk verplicht is of dit noodzakelijk is voor een rechtsvordering, beveiligingsincident of de bescherming van rechten van Wappsite of anderen.

Niet iedere leverancier ontvangt alle gegevens. Wappsite beperkt de gegevens en toegang tot wat voor de betreffende taak nodig is. Sommige leveranciers, zoals WhatsApp, betaalproviders en domeinregistries, kunnen voor een deel ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Hun eigen privacyvoorwaarden zijn dan eveneens van toepassing. Wappsite houdt intern bij welke ontvangers voor de dienstverlening worden ingezet. Een betrokkene kan via [email protected] vragen aan welke concrete ontvangers zijn persoonsgegevens zijn of worden verstrekt. Wappsite verstrekt die informatie overeenkomstig het toepasselijke inzagerecht, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of hun groepsmaatschappijen bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of op afstand toegankelijk zijn.

Wappsite gebruikt voor zulke doorgiften een geldig doorgiftemechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder waar passend het EU-US Data Privacy Framework;
• door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen; en
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen wanneer de doorgifterisico's dat vereisen.

Een kopie van de toepasselijke waarborgen of informatie daarover kan worden opgevraagd via [email protected]. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie mag daarbij worden afgeschermd.

10. Bewaartermijnen

Wappsite bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht, lopend geschil, beveiligingsincident of rechtsvordering een langere termijn vereist.

Wappsite hanteert in beginsel de volgende termijnen:

Wanneer een betrokkene een geldig verwijderverzoek doet, verwijdert of anonimiseert Wappsite de gegevens eerder voor zover geen uitzondering geldt. Gegevens in beveiligde back-ups verdwijnen volgens de normale rotatie en worden in de tussentijd niet opnieuw voor gewone bedrijfsdoeleinden gebruikt.

11. Beveiliging

Wappsite neemt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's. Hieronder vallen waar passend:

• versleutelde netwerkverbindingen;
• afgeschermde opslag en rolgebonden toegang;
• scheiding van productie-, test- en ontwikkelomgevingen;
• beperkte en afzonderlijke leverancierssleutels;
• logging, monitoring en controleerbare technische gebeurtenissen;
• bestands-, type-, grootte- en integriteitscontroles;
• herstel-, incident- en toegangsprocedures.

Geen systeem is volledig veilig. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelt Wappsite volgens de wettelijke meld- en informatieverplichtingen.

12. Privacyrechten

Een betrokkene kan, afhankelijk van de situatie, vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens;
• verbetering of aanvulling;
• verwijdering;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens in een bruikbaar formaat;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt;
• menselijke beoordeling wanneer toch sprake zou zijn van een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

Een verzoek kan worden gestuurd naar [email protected]. Vermeld voldoende informatie om het verzoek en de betreffende gegevens te vinden. Wappsite kan aanvullende informatie vragen om de identiteit te controleren, maar vraagt niet meer dan nodig.

Wappsite reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of veel gelijktijdige verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. In dat geval ontvangt de betrokkene binnen de eerste maand bericht.

Een recht is niet absoluut. Wappsite kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld vanwege de rechten van anderen, een wettelijke bewaarplicht of de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wappsite licht dit toe.

13. Klacht indienen

Neem bij een privacyklacht bij voorkeur eerst contact op via [email protected], zodat Wappsite de klacht kan onderzoeken.

Een betrokkene heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Ook kan, afhankelijk van de woonplaats of werkplek, een andere Europese toezichthouder bevoegd zijn.

14. Persoonsgegevens op websites van klanten

1. De klant bepaalt welke bedrijfs- en contactgegevens op zijn website worden gepubliceerd en is verantwoordelijk voor de juistheid, rechtmatigheid en vereiste informatie aan zijn websitebezoekers.
2. Wanneer een contactknop of formulier op de website alleen een vooraf ingevuld WhatsApp- of e-mailbericht opent, wordt dat bericht rechtstreeks door de bezoeker aan de klant verstuurd. Wappsite ontvangt of bewaart de ingevulde inhoud dan niet via een eigen formulierenserver.
3. Voor zover Wappsite in opdracht van de klant toch persoonsgegevens van websitebezoekers verwerkt, bijvoorbeeld voor hosting, beveiliging of een later overeengekomen serverfunctie, handelen partijen hun rollen en verplichtingen af in een verwerkersovereenkomst wanneer de AVG dat vereist.
4. De klant is verantwoordelijk voor een eigen privacy- en cookieverklaring en voor toestemming voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken op zijn website.

15. Cookies en vergelijkbare technieken

Wappsite-omgevingen kunnen strikt noodzakelijke cookies, tijdelijke tokens of lokale opslag gebruiken voor beveiliging, sessiebeheer, fraudepreventie en de werking van previews en de Live Editor. Hiervoor is geen toestemming nodig voor zover de techniek daadwerkelijk noodzakelijk is.

Wappsite plaatst geen niet-noodzakelijke marketing- of analysetechnieken zonder de vereiste voorafgaande informatie en toestemming. Wanneer zulke technieken worden ingevoerd, wordt daarvoor afzonderlijke cookie-informatie aangeboden.

16. Minderjarigen

De Wappsite-dienst is bestemd voor zakelijke gebruikers van achttien jaar en ouder. Wappsite verzamelt niet bewust gegevens van kinderen voor het sluiten van een overeenkomst. Denkt iemand dat een minderjarige zonder passende toestemming gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op via [email protected].

17. Wijzigingen

Wappsite kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, leveranciers of wetgeving veranderen. Bovenaan staat steeds de geldende versie en ingangsdatum. Bij een wezenlijke wijziging informeert Wappsite betrokkenen via een passend kanaal voordat de wijziging van toepassing wordt, wanneer de wet dat vereist.

18. Contact

Voor vragen, bezwaren of privacyverzoeken:

Qualeso, handelend onder de naam Wappsite
Eef Kamerbeekstraat 206
1095 MP Amsterdam
Nederland
E-mail: [email protected]
KvK: 81591020
Btw-identificatienummer: NL003580127B02